Faire de la gestion des emails un levier d’efficacité et de productivité

De l’artisan, gérant seul son activité au quotidien, à la multinationale, se démenant sur d’innombrables marchés, la gestion des courriers électroniques constitue un socle pour optimiser l’efficience de son organisation. Recevoir un email implique une réaction, devant satisfaire l’expéditeur, alors que l’envoi d’un courriel suppose qu’à votre tour, vous attendiez une réponse ou un traitement de votre demande. Transformation numérique oblige, ces communications par messagerie électronique s’intensifient, nécessitant une préparation et une méthodologie aussi précise qu’efficace.

Selon une étude menée par le groupe Radicati* , chaque collaborateur reçoit quotidiennement 47 courriels, quand il en envoie, dans le même temps, 34. Autant dire que le traitement de ces messages peut rapidement devenir chronophage et nuire à l’efficacité de chacune et de chacun, pour finalement affecter la productivité de votre organisation.

Pourtant, ces mêmes courriers électroniques peuvent être les supports de nouvelles opportunités (commande, devis, …) et/ou les messagers de choix stratégiques (Stratégie marketing, Plan de développement, …) pour l’entreprise.

Gérer ses mails peut donc rapidement devenir très complexe, alors même que ces courriels étaient censés, à l’origine, simplifier le quotidien des expéditeurs comme des destinataires.

*Email Statistics Report, 2015-2019 : https://urlz.fr/hRtT

On pourrait croire, qu’envoyer un email constitue une opération plus simple et moins exigeante que la réception d’un message. Et pourtant, au niveau professionnel, cela s’avère tout aussi complexe et rigoureux. Il faut déjà disposer d’une liste actualisée des contacts, avec lesquels vous souhaitez vous connecter. L’élaboration de ce répertoire, tant dans votre boite de messagerie électronique qu’à l’aide d’un CRM, reste déjà laborieuse en soi, alors la tenir à jour relève d’une organisation minutieuse. Il faut intégrer les évolutions internes au sein de l’entreprise que vous souhaitez contacter, mais aussi enregistrer les nouvelles têtes de cette dernière (en France, 3 millions de salariés changent d’employeur en moyenne chaque année).

Vous devez vous assurer d’envoyer le bon message au bon destinataire. Êtes-vous certain, que votre demande de devis sera traitée immédiatement si vous l’adressez à la force de vente de l’entreprise concernée ? Votre facture sera-t-elle réglée dans les meilleurs délais si vous l’envoyez par email au directeur général de l’entreprise ? Les mêmes problématiques, qui vous tracassent pour votre propre gestion des mails, s’imposent à tous les acteurs économiques.

Enfin, il vous faut aussi organiser le suivi de vos courriers électroniques.
A quelle date avez-vous envoyé votre demande de facturation (mieux vaut le savoir avant d’envoyer une relance) ? A partir de quand pourrez-vous demander à nouveau une demande d’information après un email resté sans réponse ?

En France, un cadre d’entreprise passe en moyenne 5,6 heures par jour à checker les courriels reçus et à les traiter*. Autant dire, qu’il ne pourra pas rester concentré longtemps sur un seul et même dossier sans vérifier l’arrivée d’un nouvel email. Le manager de projet ou l’assistante de direction connaisse cette même problématique. Même si une grande partie des entreprises est protégée des pourriels et des spams par un outil efficace et adapté, la tâche reste immense, d’autant plus que chaque email appelle une action spécifique. Que dire aussi des messages adressés à plusieurs destinataires avec le simple objectif qu’il soit lu et traité ?

Combien de messages électroniques arrivent chaque jour dans votre boite de messagerie sans que vous puissiez y répondre directement ? Parfois, la réponse implique de réunir l’information nécessaire (et donc de transférer ce courriel à d’autres spécialistes). Parfois, le message vous a été adressé par erreur, vous imposant de le faire suivre à l’interlocuteur adéquat. Parfois, vous pouvez apporter une réponse immédiate. Il reste ensuite un tri à effectuer, entre les courriels à conserver, ceux à archiver et ceux à supprimer. Une, deux, trois minutes ou plus par email reçu, et voilà la journée de travail s’allongeant de plusieurs heures (souvenez-vous, nous recevons en moyenne 88 emails par jour).

Dans les très grandes entreprises, les services d’assistance au chef de projet ou au cadre concentrent une bonne partie de ces tâches chronophages. Mais pour un artisan, cette tâche se rajoute à ses innombrables obligations quotidiennes. Il ne peut ignorer les demandes de devis, les commandes dûment signées au prétexte qu’il manque de temps pour pouvoir traiter tous ses emails.

*Étude Adobe Campaign : https://urlz.fr/hRuF

C’est pour répondre à une gestion d’emails plus efficace, que Cygogn vous invite à la découverte de son nouveau système de distribution d’emails intelligent. Plutôt que de multiplier les destinataires et « polluer » les boites emails de certains, et par la même occasion la planète, Cygogn vous assure d’adresser votre message à l’interlocuteur désigné par l’entreprise ciblée.

En ciblant la personne morale plutôt que la personne physique, Cygogn achemine vos courriels dans la bonne boite de réception. Pour le destinataire, le traitement apparait bien plus aisé et efficace, alors que vous vous assurez du bon traitement de votre demande ou de votre sollicitation.

Cet acheminement plus intelligent supprime en outre toutes les tentations de sur sollicitations. Inutile désormais d’adresser votre message à 4 ou 5 adresses emails de l’entreprise concernée, voilà la garantie de simplifier l’envoi et la réception d’e-mails pour toutes les parties prenantes.

Grâce à son Intelligence Artificielle, Cygogn détermine le type de email envoyé et l’achemine vers le bon destinataire, désigné par l’entreprise contactée. Et pour faciliter votre gestion, Cygogn se charge de tracer chacun de vos échanges, vous assurant de pouvoir vérifier, en temps réel, la délivrabilité et le traitement apporté à votre demande. Le tout, en assurant la sécurisation des données échangées.

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