L’organisation de votre boîte de réception passera par la création de nouveaux dossiers. Différentes options s’offrent à vous, la première est celle de classer ses emails par clients, collaborateurs ou prestataires. Mais cela peut ne pas être suffisant, car un courriel peut traiter de plusieurs sujets. L’organisation la plus simple est de créer ses dossiers par statut et niveau d’urgence.

Par exemple, vous pouvez créer les catégories suivantes :

• Urgent : vous y mettrez tous les courriels qui doivent retenir votre attention, mais que vous n’avez pas le temps de traiter immédiatement
• En cours de traitement
• À déléguer : ranger tous les emails que vous avez transférés, ce qui vous permettra de les suivre plus facilement
• À lire plus tard : à consulter lorsque vous aurez du temps
• Archive : où se trouvent tous les e-mails traités

Ou dans le même principe, une organisation plus minimaliste mais tout aussi efficace :

• A traiter aujourd’hui – urgent
• En attente d’un retour
• Autres

Et bonne nouvelle, vous pouvez automatiser tout ce processus pour ne pas avoir à déplacer manuellement vos emails dans le bon dossier. Grâce à la configuration de règle directement dans votre boîte de messagerie. Pour cela, vous pouvez suivre ce tutoriel réalisé par Microsoft.

Prévoyez du temps dans votre journée pour gérer vos courriers électroniques : en traitant de façon périodique vos emails entrants. Ce qui vous permettra de vous concentrer pleinement dans vos différentes missions, sans casser votre rythme ou votre efficacité.

Par exemple, vous pouvez planifier un créneau de 15 minutes à votre arrivée au bureau, après votre pause déjeunée puis avant la fin de votre journée.

Durant ces 15 minutes, appliquer la règle des 2 minutes. N’hésitez pas répondre à tous les emails qui vous demandent moins de deux minutes de réponse, ou à ranger les emails qui ne demandent pas d’action de votre part.

Puis, planifier les autres courriels plus longs à traiter dans votre agenda.

Tous les mois, vous recevez des centaines de newsletters. Combien en lisez-vous ? Peut-être une ou deux, et ce sont celle-là que vous allez garder précisément. Pour toutes les autres désabonnez-vous. Gardez que ce qu’il est utile et intéressant pour vous.

Sur toutes les newsletters, les annonceurs sont dans l’obligation de faire apparaître en bas du courriel un lien pour se désinscrire. Il doit stipuler « se désinscrire », « se désabonner » ou « unsubscribe ». Vous n’avez plus qu’à cliquer sur ce bouton !

L’utilisation d’une autre application de messagerie composée d’un système de chat vous permettra de créer différents groupes de discussion selon les projets ou groupes de travail.

Il existe plusieurs applications proposant ce type de service. La plus connue est « Slack » qui offre un espace de travail unique pour toutes les entreprises. Ainsi, vous pourrez créer des équipes, échanger avec vos collaborateurs.

Pourquoi ?

Premièrement, le fait de conserver tous vos courriels nuit à votre efficacité.  Eh oui, qui n’a jamais passé 30 minutes à chercher un email bien précis ? Trier et ranger vos courriers électroniques vous permettra d’être plus efficace et de gagner du temps.

Ensuite, parce que c’est un bon geste pour la planète et que c’est totalement gratuit. On parle ici, de la pollution numérique invisible, mais bien présente ! Tous nos emails sont conservés dans des immenses data centers. Dont la mission est de stocker toutes vos données (ici, vos emails). Ce qui demande une énergie assez conséquente, sur les 4 % du gaz à effet de serre émis par le numérique, 53% sont dues aux datas centers [4].

Et enfin, vous ne garderez que vos emails importants !

Comment ?

Vous pouvez enregistrer vos mails et les classer sur votre bureau. Pour cela, ouvrez le mail à enregistrer, puis cliquez sur « fichier » et « enregistrer sous ». Suivez la même procédure d’enregistrement que pour un document classique.

Si l’email n’est pas important, vous pouvez le supprimer directement en cliquant sur la corbeille.

[4] Etude réalisée par l’ADEME, dans son rapport de 2021, « la face cachée du numérique » : https://librairie.ademe.fr/cadic/4932/guide-pratique-face-cachee-numerique.pdf?modal=false

Ces 5 astuces pourront vous aider à avoir une meilleure gestion de votre boîte de réception.  N’hésitez pas à nous faire vos retours !

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